Benutzungsordnung
§1
Antrag auf Nutzung durch Einsichtnahme in das Archivgut
(1) Die Nutzungsgenehmigung ist schriftlich beim Zentralarchiv zu beantragen. Im Antrag ist folgendes anzugeben:
- Name, Vorname und Anschrift des Antragstellers,
- Name, Vorname und Anschrift des Auftraggebers,
- Nutzungsvorhaben (Thema der Arbeit) mit möglichst präziser zeitlich und sachlicher Eingrenzung,
- Nutzungszweck; bei wissenschaftlicher Nutzung sind Art der wissenschaftlichen Arbeit, gegebenenfalls auch die Hochschule anzugeben.
- Absicht der Veröffentlichung
(2) Der Antrag gilt nur für das laufende Kalenderjahr, das angebebene Nutzungsvorhaben und den angegebenen Nutzungszweck. Wechselt der Nutzer Nutzungsvorhaben oder Nutzungszweck, ist erneut ein Antrag zu stellen.
(3) Die Nutzungsgenehmigung kann mit Nebenbestimmungen versehen werden.
(4) Auf Verlangen des Zentralarchivs sind dem Antrag ergänzende Angaben und Unterlagen, bei Hochschularbeiten insbesondere Stellungsnahmen der akademischen Lehrer beizufügen.
§2
Einschränkung, Versagung und Entzug der Nutzung
(1) Das Zentralarchiv ist bei der Nutzungsgenehmigung verpflichtet, die vom Zentralrat der Juden in Deutschland angeordneten und die mit den abliefernden Stellen vereinbarten Benutzungsbeschränkungen und -verbote zu beachten.
(2) Das Zentralarchiv kann die Nutzung aus anderen wichtigen Gründen einschränken oder versagen, insbesondere wenn
- der Nutzer wiederholt oder schwerwiegend gegen die Benutzungsordnung oder gegen die Lesesaalordnung verstoßen hat oder ihm erteilte Auflagen nicht einhält,
- der Ordnungszustand des Archivguts eine Nutzung nicht zuläßt,
- Archivalien aus dienstlichen Gründen oder wegen gleichzeitiger dienstlicher oder anderweitiger Nutzung nicht verfügbar sind,
- der Nutzungszweck anderweitig, insbesondere durch Einsichtnahme in Druckwerke oder Reproduktionen erreicht werden kann.
(3) Das Zentralarchiv kann die Nutzungsgenehmigung zurücknehmen oder widerrufen, insbesondere wenn
- für die Nutzungsgenehmigung wesentliche Angaben im Antrag auf Nutzung nicht oder nicht mehr zutreffen,
- nachträgliche Gründe bekannt werden, die zur Versagung der Nutzung geführt hätten,
- der Nutzer wiederholt oder schwerwiegend gegen die Benutzungsordnug oder gegen die Lesesaalordnung verstößt oder ihm erteilte Nutzungsauflagen nicht einhält,
- der Nutzer Urheber- und Persönlichkeitsschutzrechte sowie schutzwürdige Belange Dritter nicht beachtet.
§3
Nutzung des Archivguts im Lesesaal
(1) Archivgut wird grundsätzlich im Lesesaal des Zentralarchivs zu den festgelegten Öffnungszeiten zur Nutzung vorgelegt.
(2) Das vorgelegte Archivgut, die vorgelegten Reproduktionen sowie Findmittel und sonstige Hilfsmittel sind mit aller Sorgfalt zu behandeln, insbesondere ist es nicht gestattet,
- den Ordnungszustand des Archivguts zu verändern,
- Bestandteile des Archivguts wie Blätter, Zettel, Umschläge, Siegel Stempelabdrucke und Briefmarken zu entfernen,
- Vermerke im Archivgut anzubringen oder vorhandene zu tilgen,
- Archivgut als Schreib- oder Durchzeichnungsunterlage zu verwenden.
(3) Die Verwendung technischer Geräte bei der Nutzung wie Schreibmaschine, Diktiergerät, Personalcomputer oder beleuchtete Leselupe bedarf einer besonderen Genehmigung. Diese soll in stets widerruflicher Weise nur erteilt werden, wenn gewährleistet ist, daß dadurch weder Archivgut gefährdet noch der geordnete Ablauf der Nutzung gestört wird.
(4) Das Zentralarchiv kann auch die Nutzung von Archivgut ermöglichen, das von anderen Archiven oder sonstigen Stellen zur Nutzung durch Dritte übersandt wurde. Soweit die andere Stelle nichts anderes verfügt hat, gelten die Vorschriften dieser Benutzungsordnung und der Lesersaalordnung entsprechend.
§ 4
Versendung und Ausleihe von Archivgut
(1) Auf die Versendung von Archivgut zur Einsichtnahme außerhalb des Lesesaals besteht kein Anspruch. Die Versendung kann nur in sehr begründeten Ausnahmefällen und nur in sehr beschränkten Umfang zur Nutzung in auswärtigen, hauptamtlich verwalteten Archiven in der Bundesrepublik Deutschland erfolgen, sofern sich diese verpflichten, das Archivgut in den Diensträumen unter ständiger fachlicher Aufsicht nur dem Antragsteller vorzulegen, es diebstahl- und feuersicher zu verwahren, keine Kopien oder Reproduktionen anzufertigen und das Archivgut nach Ablauf der vom Zentralarchiv bestimmter Ausleihfrist die 2 Monate nicht überschreiten soll, in der von diesem bestimmten Versendungsart zurückzusenden.
(2) Zur Begrenzung des Versendungsrisikos soll der Antragsteller das in Frage kommende Archivgut im Lesesaal durchsehen und auf die Archivalieneinheiten reduzieren, deren Nutzung im Zentralarchiv nicht zumutbar erscheint. Vor der Versendung ist zu prüfen, ob der Nutzungszweck nicht durch die Übersendung von Reproduktionen erreicht werden kann. Eine Sendung soll höchstens 10 Archivalieneinheiten umfassen.
(3) Auf die Ausleihe von Archivalien zu Ausstellungszwecken besteht kein Anspruch. Eine Ausleihe ist nur möglich, wenn gewährleistet ist, daß das ausgeliehene Archivgut gut wirksam vor Verlust, Beschädigung und unbefugter Nutzung geschützt wird und der Ausstellungszweck nicht durch Reproduktionen oder Nachbildungen erreicht werden kann. Das Zentralarchiv stellt die Sicherheit und Erhaltung des zu Ausstellungszwecken ausgeliehenen Archivguts durch die erforderlichen Auflagen sicher. Die Herstellung von Reproduktionen von ausgestelltem Archivgut durch Dritte bedarf der Zustimmung des Zentralarchivs.
§ 5
Reproduktionen und Nachbildungen von Archivgut
(1) Reproduktionen aller Art von Archivgut wie elektronische Kopien, werden im Rahmen der bestehenden Möglichkeiten grundsätzlich vom Zentralarchiv selbst oder unter seiner Aufsicht hergestellt. Fotografien, Diapositive und Mikrofilme können in begründeten Ausnahmefällen mit Zustimmung des Zentralarchivs bei einer von diesem benannten Stelle hergestellt werden, wenn sich der Nutzer verpflichtet, dem Zentralarchiv die Vervielfältigungsträger zu überlassen. Das Zentralarchiv kann außerdem verlangen, daß die Reproduktionen unter seiner Aufsicht hergestellt werden, und es kann dem Auftraggeber die dadurch entstehenden Kosten in Rechnung stellen.
(2) Reproduktionen dürfen nur mit Zustimmung des Zentralarchivs, nur zu dem angegebenen Zweck und unter Angabe des Zentralarchivs und der von diesem festgelegten Signatur sowie unter Hinweis auf die dem Zentralarchiv zustehenden Veröffentlichungs- und Vervielfältigungsrechte vervielfältigt oder an Dritte weitergegeben werden.
(3) Reproduktionen von Archivgut werden nur hergestellt, soweit dabei eine Gefährdung oder Schädigung des Archivguts ausgeschlossen werden kann. Über die jeweils geeigneten Reproduktionsverfahren entscheidet das Zentralarchiv. Die Herstellung oder Abgabe von Reproduktion kann auch versagt oder eingeschränkt werden, wenn sich Archivgut wegen seines Formats nicht zur Reproduktion eignet.
(4) Für Siegelabgüsse, Siegelabdrücke, Faksimiles und sonstige Nachbildungen aller Art von Archivgut gelten die Absätze 1 bis 3 entsprechend.
§6
Nutzung durch abgebende Stellen
Für die Nutzung von Archivgut durch Stellen, bei denen es entstanden ist oder die es abgegeben haben, finden die Vorschriften dieser Benutzungsordnung keine Anwendung. Die Art und Weise der Nutzung wird zwischen der abgebenden Stelle und dem Zentralarchiv im Einzelfall vereinbart. Dabei ist sicherzustellen, daß das Archivgut gegen Verlust, Beschädigung und unbefugte Nutzung geschützt und innerhalb eines angemessenen Zeitraums zurückgegeben wird.
§ 7
Belegexemplar
Der Nutzer ist verpflichtet, von einem Schriftwerk, das unter wesentlicher Verwendung von Archiv- und Sammlungsgut des Zentralarchivs zustande gekommen ist, dem Zentralarchiv ein Belegexemplar zur Verfügung zu stellen. Handelt es sich um ein Druckwerk, so hat der Nutzer dieses nach Erscheinen dem Zentralarchiv unaufgefordert und unentgeltlich abzuliefern. Dies gilt sowohl für Bücher als auch für Veröffentlichungen in Sammelwerken, Zeitschrift und Zeitungen. Die Ablieferungspflicht bezieht sich auch auf Schriftwerke, die nicht zur Veröffentlichung bestimmt sind, insbesondere Examensarbeiten, Diplomarbeiten, Magisterarbeiten, wissenschaftliche Dokumentationen usw. Diese Werke dürfen vom Archiv ohne Zustimmung des Nutzers nur zur Erschließung von Archivgut verwendet, nicht jedoch anderen Personen zur Einsicht überlassen werden. Für die Regelung weiterer Einzelheiten dient das baden-württembergische Landesarchivgesetz (v. 27.7.1987 in der geänderten Fassung v. 12.3.1990, insbesondere § 6 Absatz 7) als Orientierung.
§ 8
Gebühren
1) Das Zentralarchiv erhebt für die von ihm erbrachten Leistungen und für die Benutzung seiner Einrichtungen Gebühren.
2) Die Gebühren werden nach den jeweils geltenden Sätzen für Staatsarchive in Baden-Württemberg erhoben. Für die Anfertigung von Xerokopien von im Zentralarchiv verwahrten gedruckten oder vervielfältigten Quellen wird der jeweilige Preis des freien Marktes zugrunde gelegt. Das Zentralarchiv kann eine Vorauszahlung der Gebühren verlangen.
3) Gebühren für Auskünfte und die Vorlage von Archivalien werden nicht erhoben, wenn die Inanspruchnahme des Zentralarchivs ausschließlich wissenschaftlichen Zwecken dient oder im Interesse jüdischer Gemeinden, Verbände und Organisationen liegt.
4) Bei Inanspruchnahme des Zentralarchivs zu privaten oder familienkundlichen Zwecken, die nicht im gewerblichen Interesse liegen, kann bei geringfügigem Aufwand auf eine Erhebung von Gebühren für Auskünfte und die Vorlage von Archivalien verzichtet werden.
5)Gebühren für die Nutzung von Reproduktionen können ermäßigt werden, wenn die Inanspruchnahme des Zentralarchivs wissenschaftlichen oder familienkundlichen Zwecken dient oder im Interesse jüdischer Gemeinden, Verbände und Organisationen liegt.
6) Auslagen für die vom Benutzer beantragten oder sonst verursachten Sonderleistungen, insbesondere für Verpackung, Wertsicherung, Einschreib- oder Eilsendungen sind zu erstatten. Das Zentralarchiv kann Vorauszahlung verlangen.